Sorry, this entry is only available in Українська.
Підготовлено:
Прокопенко Наталія,
Керівник представництва Кам’янське, заступник директора департаменту БО
Все більше електронні документи стають неодмінною частиною бухгалтерського обліку. З цими змінами виникають нові виклики та можливості для фахівців у сфері обліку. Наша серія статей розгляне важливі практичні аспекти застосування та відображення електронних документів в бухгалтерському обліку.
В сучасних умовах в Україні майже неможливо уникнути ситуації, коли при отриманні електронного документу виявляється, що дата господарської операції, дата складання електронного документа та дата його підписання (накладення ЕЦП) – це три різні дати, при чому вони можуть відноситися до різних місяців або навіть кварталів. В таких випадках виникає питання, як правильно відобразити такий електронний документ в бухгалтерському обліку.
Згідно зі статтею 1 Закону України “Про бухгалтерський облік”, первинний документ є носієм інформації про господарську операцію. Згідно зі статтею 9 того ж закону, основою для бухгалтерського обліку є первинні документи, що фіксують факт здійснення господарської операції.
Потрібно враховувати, що електронні первинні документи підлягають відображенню у бухгалтерському обліку лише за умови відповідності вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Окрім обов’язкових реквізитів, таких як дата складання та електронний цифровий підпис (ЕЦП), важливо враховувати, що саме накладання ЕЦП завершує процес створення електронного документа (частина друга статті 6 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”).
Після 03.01.2017р. вимога до “складання первинних документів під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення” відсутня у редакціях статті 9 Закону України “Про бухгалтерський облік”. Наразі первинні документи можуть бути складені не відразу після закінчення господарської операції, а через деякий час.
Таким чином, електронний документ має містити:
- дата складання = дата фактичного здійснення господарської операції,
- дата підписання/накладення ЕЦП = дата завершення створення документу.
Ці дати на практиці можуть не співпадати. Питання неспівпадіння дати складання та дати накладення ЕЦП на сьогодні не врегульовано чинним законодавством. На нашу думку, ці дати мають різне юридичне значення для бухгалтерського обліку.
При цьому серед обов’язкових реквізитів первинного документа, визначених частиною 2 ст.9 ЗУ «Про бухгалтерський облік», такого реквізиту, як дата підписання документа – немає. Це підтверджує і ДПС (лист від 27.04.2021 № 1745/ІПК/04-36-18-03-15).
Згідно одного з принципів бухгалтерського обліку та фінансової звітності (ст.4 ЗУ «Про бухгалтерський облік»), а саме принципу нарахування – доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення. Крім того, відповідно до частини 5 ст.9 ЗУ «Про бухгалтерський облік» господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.
Позицію щодо відображення господарських операцій в облікових регістрах у періоді, коли вони були здійснені, підтверджують Мінфін (лист від 26.12.2019р. №35210-06-62/35178) та ДПС (лист від 05.08.2020р. №3195/ІПК/99-00-05-06-02-06).
Крім того, нашим юристом було проведено аналіз судової практики з питань застосування електронних документів. Висновок наступний: наявна судова практика з питань електронних документів в основному стосується повноважень на підписання електронних документів та дотримання порядку їх складання. Приклади судової практики з податковими органами саме щодо розбіжностей дати складання/підписання електронних документів не виявлені.
Таким чином, на нашу думку, електронні первинні документи потрібно відображувати в обліку за датою складання електронного документа. При цьому дата складання документа має відповідати даті здійснення господарської операції.
Залишились питання? Зв’яжіться з нами прямо зараз!
〉 097 338 12 88, 050 340 11 17
〉 af@audit-invest.com.ua
