Sorry, this entry is only available in Українська.
Підготовлено:
Прокопенко Наталія,
Керівник представництва Кам’янське, заступник директора департаменту БО
Діючим законодавством не врегульовано, якими процедурами повинен супроводжуватися процес передачі справ при зміні головного, або єдиного бухгалтера. Отже, порядок передавання справ підприємство визначає самостійно (лист Мінфіну від 17.07.2007р. № 31-34000-30-27/14518, лист ДПА від 18.09.2009р. № 11305/5/23-4018/462).
Лише для бюджетної сфери є Типове положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затверджене постановою KМУ № 59 від 26.01.2011, згідно з яким приймання/передача справ головним бухгалтером при призначенні на посаду або звільненні з посади здійснюється після проведення внутрішньої перевірки стану бухгалтерського обліку і звітності, за результатами якої оформлюється акт.
В цій статті ми розглянемо, які саме моменти необхідно передбачити, які процедури провести та як оформити документально передачу справ при зміні бухгалтера.
Добре, якщо бухгалтер був не один, або проблема кадрового питання вже вирішена, і новий кандидат на посаду у вас вже є. Тоді справи може прийняти інший працівник бухгалтерії, або новий головний бухгалтер. При цьому, не можна передавати справи особі, що не є працівником підприємства, адже у цьому випадку – це особа без зобов’язань та відповідальності перед підприємством.
ВАЖЛИВО! Не можна одночасно мати в штаті двох головних бухгалтерів. Тому можна прийняти нового головбуха на посаду звичайного бухгалтера, а потім перевести на головбуха.
Але, якщо нового головбуха ще немає, справи у старого все одно необхідно прийняти, бо це допоможе уникнути зайвих проблем в майбутньому.
ВАЖЛИВО! Відсутність заступника чи іншого працівника-бухгалтера не може бути підставою затримувати звільнення головного бухгалтера. Так само як і відсутність кандидатури нового працівника або необхідність здавати звітність за відповідний період роботи (лист Мінсоцполітики від 23.10.2009 р. № 251/06/186-09).
В такому випадку прийняти справи може інший, призначений керівником співробітник, або сам керівник (ч.З cт.8 Закону про бухоблік), які потім передадуть справи новому головному бухгалтеру.
Тепер розглянемо приблизний порядок дій під час приймання / передавання справ.
- Наказ
Краще, якщо передача справ відбудеться не тільки у присутності головбуха, що звільняється, та особи, яка приймає справи. В ідеалі, передавання справ повинно відбуватися в присутності комісії. Тому керівнику необхідно видати Наказ або Розпорядження по підприємству, в якому визначити комісію, строки та процедуру передачі справ. Можна все це прописати і в інших документах підприємства – Положенні про бухслужбу, посадовій інструкції головбуха, т.і.
- Інвентаризація
Якщо головбух не є матеріально-відповідальною особою, проводити інвентаризацію не обов’язково. Але, якщо головний бухгалтер виконував обов’язки касира, то він несе повну матеріальну відповідальність за ввірені йому кошти, тоді згідно Положення № 879 (абз.4 п.7 розд.1) інвентаризацію провести необхідно. Якщо ж за рішенням керівника інвентаризація при звільненні головбуха була проведена, рекомендуємо долучити Акт інвентаризації, як додаток до Акта приймання-передачі справ.
- Стан розрахунків з бюджетом та критерії ризиковості
За допомогою Електронного кабінету можна перевірити, в якому стані розрахунки з бюджетом з податків та зборів, та чи відповідає підприємство критеріям ризиковості для відбору у план перевірок. Результати можна зафіксувати в Акті приймання-передачі справ.
- Вимоги податківців
Необхідно з’ясувати, чи є незакриті вимоги або запити від податківців, чи нерозблоковані податкові накладні, та на якому етапі вирішення ці питання.
- Облікова політика
Необхідно перевірити, чи є на підприємстві Наказ про Облікову політику, а також наскільки вона актуальна. Це важливо, бо Облікова політика регламентує ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, та є першим документом, який при проведенні перевірки хоче побачити ДФС.
- Стан обліку
Провести повноцінну перевірку стану обліку в короткі терміни майже не можливо, але можна перевірити, чи закриті попередні облікові періоди (рік/квартал), скласти Акти звіряння хоча б з найбільшими контрагентами і звірити показники з даними обліку, звірити залишки по розрахунковим рахункам в обліку та банківських виписках. Якщо кваліфікація особи, що приймає справи, достатня – звірте дані обліку з даними останньої податкової звітності.
- Поточні звіти
Так як звітність у бухгалтера не тільки фінансова, податкова та статистична, але і місячна/квартальна/річна, то необхідно перевірити, які поточні звіти потрібно подати найближчим часом, та які з них ще не подані. Це саме стосується і реєстрації податкових накладних.
- Податкові перевірки
Якщо підприємство проходило перевірки контролюючих органів, необхідно ознайомитися з Актами/Довідками по результатам перевірки.
- Стан первинних документів
Перевірити суцільним порядком всю первинку хоча б за поточний рік при великих обсягах – складно. Тому рекомендуємо перевірити в цілому – чи впорядковані документи, та як вони зберігаються. Вибірково можна перевірити наявність та якість оформлення документів. Якщо документи відсутні, або некоректно оформлені, доцільно вказати це в Акті.
Крім того, досі ще трапляються звіти, що з якихось причин подаються в паперовому вигляді – перевірте їх наявність та відмітки контролюючих органів про їх прийомку.
Рекомендуємо зробити опис усіх документів, що передаються новому бухгалтеру, із зазначенням їх назви, року складання, кількості сторінок, кількості папок і долучити його до Акта приймання-передачі.
- ЕЦП
Після того як зміна головного бухгалтера завершена фактично та оформлена документально, потрібно звернутися в авторизований центр сертифікації ключів, подавши заяву з проханням про анулювання старого електронного сертифікату і видачу нового.
Для реєстрації нового ЕЦП в ДФС потрібно відправити в електронному вигляді «Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису».
Важливо! Якщо бухгалтер, що звільняється, підписував своїм ЕЦП податкові накладні, то необхідно зареєструвати всі ПН, дата виписки яких припадає до дати його звільнення. Т.я. технічно неможливо буде зареєструвати такі ПН з ЕЦП нового головбуха, або необхідно буде скористатися ЕЦП директора.
- Контакти
Отримайте інформацію щодо важливих контактів – телефони/email контрагентів, банків, податківців і т.і. Це значно спростить життя в майбутньому.
- Підписи на документах
Перевірте наявність підписів бухгалтера на тих документах, де вони передбачені – видаткові накладні, документи по інвентаризації, бухгалтерські довідки та ін.
- Акт
В результаті проведених процедур оформлюється Акт приймання-передачі. Акт складається в довільній формі. Обов’язкові реквізити такого Акту наступні: назва, дата і місце складання; найменування підприємства; суть здійснюваної операції, перелік документів, що передаються.
Акт підписують новий головний бухгалтер, бухгалтер що звільняється, а також інші члени комісії. Затверджує – керівник підприємства. Акт складається в 3 екземплярах: по одному – для старого та нового бухгалтера, третій примірник залишається на підприємстві.
Якщо якась зі сторін незгодна з відомостями, зазначеними в акті, вона має право навести в ньому свої зауваження. В акті обов’язково слід зазначити всі виявлені порушення, помилки та неточності, а також усі відсутні документи, які підтверджували би здійснення тієї чи іншої господарської операції.
З моменту підписання Акта приймання-передачі справ фактично головний бухгалтер знімає із себе всю відповідальність за виконання обов’язків і передає їх іншій особі.
- Повідомлення про зміну бухгалтера
Про звільнення головного бухгалтера і призначення на цю посаду нового працівника необхідно повідомити деякі органи.
ДПІ
Перш за все, про зміну головбуха, як особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку, слід повідомити ДПІ. Зробити це необхідно в 10-денний строк із дня звільнення (п. 66.4 ПКУ), подавши заяву за формою № 1-ОПП.
Якщо підприємство – платник ПДВ, і раніше в заяві 1-ПДВ було вказано дані про головбуха, як відповідальну особу, то необхідно подати заяву 1-ПДВ з новими даними.
Важливо! Несвоєчасне повідомлення податківців про зміни може призвести до штрафу (510 – 1020грн), а також до проблем з поданням звітів та реєстрацією податкових накладних (у випадку, якщо їх підписує головбух).
БАНК
Якщо бухгалтер мав право підпису банківських документів, або право доступу до системи Клієнт-банк, необхідно поінформувати банк щодо зміни відповідальної особи. Форму, за якою надається така інформація, необхідно отримати у вашому банку.
ЄДРПОУ
За бажанням підприємства до ЄДР можуть бути внесені відомості про осіб, які мають право вчиняти дії від імені юридичної особи, у тому числі підписувати договори, подавати документи для державної реєстрації тощо (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону про держреєстрацію). Такою особою може бути головний бухгалтер. Якщо таку інформацію внесено, то необхідно звертатися до держреєстратора, аби змінити відомості в ЄДР.
Рішення щодо необхідності приймання-передання справ у разі зміни головного бухгалтера – за керівником. Наша рекомендація – обов’язково проводити таку процедуру. Це допоможе забезпечити максимальний захист нового головбуха від можливих помилок його попередника, а також знизити ризик помилок попереднього бухгалтера для його наступника. А керівництву підприємства корисно буде дізнатися про стан обліку.
| І наостанок, нагадуємо, що Аудит-Інвест завжди прийде на допомогу в будь-якій ситуації, і при зміні головного бухгалтера – також. В стислі строки ми можемо провести експрес-перевірку обліку підприємства, вибірково оцінити якість первинки, перевірити стан розрахунків з бюджетом, відповідність підприємства критеріям ризиковості, перевірити коректність звітів за останні звітні періоди. |
Залишились питання? Зв’яжіться з нами прямо зараз!
〉 097 338 12 88, 050 340 11 17
〉 af@audit-invest.com.ua
