10 шагов на пути к правильному учету ГСМ

Sorry, this entry is only available in Russian and Ukrainian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in this site default language. You may click one of the links to switch the site language to another available language.

Подготовлено:

Ольга Лисовская, аудитор Департамента аудита, МСФО и консалтинга

 

Перед бухгалтером и руководством любого предприятия, которое использует в своей деятельности автотранспорт, может встать вопрос, как правильно, оптимально и без налоговых рисков организовать учет ГСМ.

Последняя практика налоговых проверок показывает, что расходы предприятий, связанные с ГСМ стали проверяться все тщательнее. Например, на основании фискальных чеков, в которых заправка автомобиля указана до 08.00 утра или после 18.00, не говоря уже о заправке в выходные или праздничные дни, проверяющими делаются выводы об использовании служебного автомобиля в личных целях работника. Или, например, при использовании автомобиля в командировках, сопоставляется адрес станций АЗС, указанный в фискальных чеках, с маршрутом движения (городом назначения) командируемого лица.

Соответственно, налоговые последствия – доначисление НДФЛ и ВС, снятие НДС с налогового кредита предприятия.

Инспекция по труду также внимательно рассматривает фискальные чеки, но уже с целью выяснения фактического графика работы сотрудников. Ее выводы – сверхурочная работа, отсутствие доплат за переработки, ночные, работу в выходные дни и т.д. Штрафные санкции за нарушения минимальных государственных  гарантий – 10 минимальных заработных плат за каждого работника, по которому установлено такое нарушение, для 2019 года эта сумма будет составлять от 40 тыс.грн. и более.

Уверены, наши пошаговые рекомендации помогут выстроить правильную организацию учета ГСМ без налоговых и прочих последствий 😊

 

 

1. Ответственное лицо

Оформите Приказ о назначении лица, ответственного за эксплуатацию автомобиля. Если таких лиц много, то целесообразно в Приказе привести перечень, и по мере изменений – вносить уточнения. Не забудьте предусмотреть обязанности ответственного лица по использованию автомобиля только в служебных целях, только в рабочее время, с соблюдением ПДД и т.п.

 

2. Нет Приказа – нет и норм!

Приказ Минтранса №43 носит рекомендательный характер, и давно морально устарел. Поэтому Приказом по предприятию установите реальные нормы. Не поленитесь произвести контрольный замер расходования ГСМ для движения по городу и за его пределами, предусмотрев существенные условия эксплуатации (работа системы «климат-контроль», обогрев автомобиля, работа во время стоянки, работа в «час-пик», загрузка автомобиля и т.п.).

 

3. Двойные нормы ГСМ

Для автомобилей, работающих на газовом оборудовании, устанавливайте двойные нормы – бензина/дизельного топлива и сжатого природного (нефтяного) газа. При этом норма расхода бензина/дизельного топлива на запуск работающего на газу автомобиля устанавливается не в зависимости от пробега, а определенное количество л на день.

 

4. Живи актуально!

Не бойтесь меняться. Пересматривайте нормы расхода ГСМ при необходимости, ведь автомобили не молодеют и в рамках одного и того же предприятия могут изменять свое назначение и условия эксплуатации.

 

5. Путевые листы или ведомость?

Вы можете приказом по предприятию утвердить «Ведомость работы легкового автомобиля». Использование путевого листа в рамках деятельности компании не является обязательным, а такая ведомость имеет облегченный вариант оформления и может не содержать подписи должностных лиц, не предусмотренных штатным расписанием предприятия (механик, врач, и т.п.).

 

6. “Оля! Не забудь, у тебя – ДИЗЕЛЬ!”

Контролируйте марку топлива при расходовании и списании ГСМ в разрезе одного и того же автомобиля. Вид и марка топлива должны соответствовать технической документации на автомобиль и Приказу об установлении временных норм.

 

7. Где чек ? ☹

Обеспечьте наличие фискальных чеков РРО, выданных АЗС по фактической заправке ГСМ. Этот вопрос стоит особенно остро при проверке контролирующих органов, когда расчеты с поставщиками ГСМ проводятся в безналичной форме и с использованием топливных карт – как денежных, так и литровых.

 

8. Идите в ногу со временем!

Если у вас на предприятии большой автопарк специализированной техники, задумайтесь над установкой GSM/GPS контролера/трекера или Датчика уровня топлива. Это позволит контролировать реальность маршрута передвижения автомобиля, расход топлива при разных режимах эксплуатации.

 

9. Математика ГСМ

Невозможно залить 60 л ГСМ в бак авто емкостью 45 л. Невозможно завести машину, если на начало рабочего дня в баке 0 л. Следите за адекватностью информации, которая вносится в ведомости работы легкового автомобиля или путевые листы (если вы их оформляете).

 

10. Аналитический учет в 1С

Организуйте правильно учет ГСМ в 1С: в разрезе каждого места хранения – отдельного автомобиля, с использованием субсчетов для учета топливных карт и талонов. Формируйте расходы предприятия по соответствующим счетам учета расходов в зависимости от целей использования транспортного средства (производство, администрация, сбыт, прочие операционные).

 

В добрый путь! 😉

 

 

Остались вопросы? Свяжитесь с нами прямо сейчас!

097 338 12 88, 050 340 11 17

af@audit-invest.com.ua

 

 

Be the first!
Subscribe to the newsletter and get
only the most useful information for your business!
Subscribe
Leave your contacts, we will call you back in 5 min!

Leave your details and we will contact you shortly

KyivDniproKam'yansʹke