10 кроків на шляху до правильного обліку ПММ

Підготовлено:

Ольга Лісовська, аудитор Департамента аудита, МСФО и консалтинга

 

Перед бухгалтером та керівництвом будь-якого підприємства, яке використовує у своїй діяльності автотранспорт, може стати питання, як правильно, оптимально та без податкових ризиків організувати облік ПММ.

Остання практика податкових перевірок показує, що витрати підприємств, пов’язані з ПММ стали перевірятись ретельніше. Наприклад, на підставі фіскальних чеків, в яких заправка автомобілю вказана до 08.00 ранку чи після 18.00, не кажучи вже про заправку у вихідні чи святкові дні, перевіряючими робляться висновки про використання службового автомобіля в особистих цілях працівника. Або, наприклад, при використанні автомобілю у відрядженнях, зіставляється адреса станцій АЗС, вказана у фіскальних чеках, з маршрутом руху (містом призначення) відрядженої особи.
Відповідно, податкові наслідки – донарахування ПДФО та ВЗ, зняття ПДВ з податкового кредиту підприємства.
Інспекція з праці також уважно розглядає фіскальні чеки, але вже з метою з’ясування фактичного графіка роботи працівників. Її висновки – понаднормова робота, відсутність доплат за переробки, нічні, роботу у вихідні дні тощо. Штрафні санкції за порушення мінімальних державних гарантій – 10 мінімальних заробітних плат за кожного працівника, стосовно якого встановлено порушення, для 2019 року ця сума буде складати від 40 тис. грн та більше.

Впевнені, наші покрокові рекомендації допоможуть збудувати правильну організацію обліку ПММ без податкових та інших наслідків 🙂 

 

 

1. Відповідальна особа

Оформіть Наказ про призначення особи, відповідальної за експлуатацію автомобілю. Якщо таких осіб багато, то буде доцільно у Наказі навести перелік, і в міру змін – вносити уточнення. Не забудьте передбачити обов’язки відповідальної особи з використання автомобілю тільки в службових цілях, тільки у робочий час, з дотриманням ПДР тощо.

 

2. Немає Наказу – немає і норм!

Наказ Мінтрансу №43 має рекомендаційний характер та давно морально застарів. Тому Наказом на підприємстві встановіть реальні норми. Не полінуйтесь провести контрольний замір витрачання ПММ для руху містом та за його межами, передбачивши істотні умови експлуатації (робота системи «клімат-контроль», обігрів автомобілю, робота під час стоянки, робота в «годину-пік», завантаження автомобіля тощо).

 

3. Подвійні норми ПММ

Для автомобілів, що працюють на газовому обладнанні, встановлюйте подвійні норми – бензину/дизельного палива та стислого природного (нафтового) газу. При цьому норма витрат бензину/дизельного палива на запуск працюючого на газі автомобілю встановлюється не в залежності від пробігу, а відповідна кількість л на день.

 

4. Живи актуально!

Не бійтеся змінюватися. Переглядайте норми витрат ПММ при необхідності, адже автомобілі не молодіють і в рамках одного і того ж підприємства можуть змінювати своє призначення і умови експлуатації.

 

5. Подорожні листи або відомість?

Ви можете наказом по підприємству затвердити «Відомість роботи легкового автомобіля». Використання подорожнього листа в рамках діяльності компанії не є обов’язковим, а така відомість має полегшений варіант оформлення і може не містити підписи посадових осіб, не передбачених штатним розкладом підприємства (механік, лікар, тощо).

 

6. “Оля! Не забудь, в тебе – ДИЗЕЛЬ!”

Контролюйте марку палива при витрачанні та списанні ПММ у розрізі одного і того ж автомобіля. Вид та марка палива повинні відповідати технічній документації на автомобіль та Наказу про встановлення часових норм.

 

7. Де чек ? ☹

Забезпечте наявність фіскальних чеків РРО, виданих АЗС за фактичною заправкою ПММ. Це питання стоїть особливо гостро при перевірці контролюючих органів, коли розрахунки з постачальниками ПММ проводяться в безготівковій формі та з використанням паливних карт — як грошових, так і літрових.

 

8. Ідіть у ногу з часом!

Якщо у вас на підприємстві великий автопарк спеціалізованої техніки, задумайтесь над установкою GSM / GPS контролера / трекера або датчика рівня палива. Це дозволить контролювати реальність маршруту пересування автомобіля, витрати палива при різних режимах експлуатації.

 

9. Математика ПММ

Неможливо залити 60 л ПММ в бак авто місткістю 45 л. Неможливо завести машину, якщо на початок робочого дня в баку 0 л. Слідкуйте за адекватністю інформації, яка вноситься до відомості роботи легкового автомобіля або дорожні листи (якщо ви їх оформляєте).

 

10. Аналітичний облік в 1С

Організуйте правильно облік ПММ в 1С: у розрізі кожного місця зберігання – окремого автомобіля, з використанням субрахунків для обліку паливних карт та талонів. Формуйте витрати підприємства за відповідними рахунками обліку витрат у залежності від цілей використання транспортного засобу (виробництво, адміністрація, відділ збуту, інші операційні).

 

Щасливої дороги! 😉

 

 

Залишились питання? Зв’яжіться з нами прямо зараз!

097 338 12 88, 050 340 11 17

af@audit-invest.com.ua

 

 

Будь першим!
Підписуйтесь на розсилку та отримуйте
тільки найкориснішу інформацію для вашого бізнесу!
Підписатися
Залиште свої дані, ми передзвонимо Вам протягом 5 хвилин!

Залиште свої дані, ми зв'жемся з вами найближчим часом
КиївДніпроКам'янське