ДПС звернула увагу великих платників податків на можливість завчасного тестування файлів SAF-T UA ще до отримання офіційного запиту під час документальної перевірки. Йдеться не про формальність, а про реальний інструмент підготовки до повноцінної роботи в системі електронного аудиту. За повідомленням податкової служби, сформований файл можна подати через Електронний кабінет для перевірки його технічної коректності. Після опрацювання системами ДПС платник отримує повідомлення про неприйняття такого файлу через відсутність офіційного запиту контролюючого органу, але водночас отримує інформацію про технічні помилки та недоліки, якщо вони будуть виявлені. Саме це і є головною практичною цінністю такого тестування: воно дає змогу знайти та усунути проблеми до моменту, коли файл потрібно буде подавати у встановлений строк.
Нагадаємо, SAF-T UA — це стандартний аудиторський файл у податкових цілях, тобто структурований електронний файл у форматі XML, призначений для передання даних бухгалтерського обліку та господарських операцій до податкових органів. Його ідея полягає в тому, щоб податкова служба могла автоматизовано аналізувати великий масив облікової інформації, не витрачаючи час на ручне опрацювання розрізнених документів. У практичному вимірі це означає, що до формування SAF-T UA слід ставитися не як до звичайної технічної вигрузки, а як до комплексного результату роботи бухгалтерської системи, ІТ-інфраструктури та внутрішнього податкового контролю підприємства.
Особливої актуальності це питання набуває з огляду на те, що система «Е-аудит», як зазначає ДПС, перебуває у промисловій експлуатації з 31 грудня 2025 року. Тобто фактично йдеться вже не про підготовчий етап, а про роботу в умовах діючого механізму електронної взаємодії з контролюючими органами. Відповідно, завчасна перевірка файлу SAF-T UA є логічним кроком для мінімізації ризиків під час податкових перевірок.
Окремо слід звернути увагу на строки. За інформацією ДПС з посиланням на пункт 85.2 статті 85 Податкового кодексу України, великі платники податків зобов’язані під час будь-якої документальної перевірки — планової чи позапланової, виїзної або невиїзної — на запит контролюючого органу подати файл SAF-T UA не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання такого запиту. Це дуже стислі строки, які практично не залишають простору для виправлення системних помилок уже “в моменті”. Саме тому тестування заздалегідь є не рекомендацією “про всяк випадок”, а необхідним запобіжним заходом для тих компаній, які реально можуть зіткнутися з обов’язком оперативного подання такого файлу.
ДПС прямо рекомендує великим платникам завчасно перевірити готовність своїх облікових та інформаційних систем до формування файлу SAF-T UA, забезпечити відповідність структури файлу вимогам Порядку № 1393 та Детального технічного опису елементів SAF-T UA, актуалізувати внутрішні процедури реагування на запити контролюючих органів під час документальних перевірок, а також регулярно здійснювати тестування сформованих файлів для виявлення й усунення технічних недоліків. Податкова служба окремо підкреслює, що попереднє тестування підвищує якість даних, зменшує ризик додаткових запитів з боку контролюючих органів та сприяє ефективному використанню файлу під час перевірки.
Що це означає для підприємства на практиці
Для великого платника податків підготовка до SAF-T UA має охоплювати не лише бухгалтерію, а й ІТ-службу, відповідальних за податковий облік, внутрішній контроль та осіб, які супроводжують перевірки. Якщо хоча б один із цих елементів не готовий, підприємство ризикує отримати помилки у структурі файлу, некоректне заповнення окремих блоків, неповноту даних або проблеми з узгодженістю показників між різними обліковими модулями. У результаті навіть за наявності формально підготовленого файлу можуть виникнути додаткові питання з боку податкового органу.
Практична інструкція для бухгалтера та відповідальних підрозділів
- Насамперед варто визначити відповідальних осіб за формування, перевірку та подання SAF-T UA. Бажано, щоб був не лише один виконавець, а й погоджений внутрішній маршрут перевірки файлу: бухгалтерія формує дані, ІТ-фахівці перевіряють технічну коректність вигрузки, а відповідальні за податковий супровід оцінюють готовність до взаємодії з ДПС.
- Далі потрібно перевірити, чи може облікова система підприємства сформувати файл у структурі, що відповідає вимогам Порядку № 1393 та технічному опису елементів SAF-T UA. Якщо використовується доопрацьована або комбінована система обліку, варто окремо протестувати коректність перенесення даних з усіх модулів.
- Після цього слід сформувати тестовий файл SAF-T UA за наявними даними підприємства. Бажано брати реальний масив даних, а не умовний приклад, оскільки саме на реальних операціях найчастіше проявляються розриви, дублювання, проблеми з аналітикою або неправильне кодування окремих реквізитів.
- Наступний крок — подати сформований файл через Електронний кабінет до ДПС для перевірки технічної коректності. Хоча такий файл і не буде прийнятий як офіційно поданий через відсутність запиту контролюючого органу, підприємство отримає зворотний зв’язок щодо виявлених технічних помилок чи недоліків.
- Після отримання результатів тестування потрібно проаналізувати всі зауваження та розподілити їх за типами: технічні, методологічні та організаційні. Технічні помилки зазвичай усуває ІТ-команда або постачальник програмного забезпечення. Методологічні можуть свідчити про проблеми в налаштуванні довідників, аналітик або правил відображення операцій. Організаційні недоліки часто вказують на відсутність чіткого внутрішнього порядку підготовки інформації.
- Після виправлення виявлених помилок доцільно провести повторне тестування. Одноразова перевірка не завжди достатня, адже виправлення однієї помилки іноді впливає на інші блоки даних.
- Окремо варто затвердити внутрішню інструкцію дій на випадок отримання запиту ДПС під час документальної перевірки. У ній бажано передбачити: хто приймає запит, хто запускає формування файлу, хто перевіряє його перед поданням, хто відповідає за комунікацію з податковим органом та як контролюється дотримання дводенного строку.
Висновок
Сигнал від ДПС є цілком однозначним: великим платникам варто не чекати початку перевірки, а вже зараз тестувати файли SAF-T UA та приводити у готовність свої облікові системи й внутрішні процедури. З огляду на обмежений строк подання файлу на запит контролюючого органу, попереднє тестування стає ключовим інструментом зниження податкових і організаційних ризиків. Чим раніше підприємство перевірить структуру, повноту та технічну коректність такого файлу, тим більше шансів уникнути зайвих запитів, поспіху та помилок під час документальної перевірки.
Джерело: https://buhgalter911.com/uk/news/news-1094890.html
Зв’яжіться з нами прямо зараз!
〉 097 338 12 88, 050 340 11 17
〉 af@audit-invest.com.ua
