Подготовлено:
Ольга Лисовская, аудитор Департамента аудита, МСФО и консалтинга
Перед бухгалтером и руководством любого предприятия, которое использует в своей деятельности автотранспорт, может встать вопрос, как правильно, оптимально и без налоговых рисков организовать учет ГСМ.
Последняя практика налоговых проверок показывает, что расходы предприятий, связанные с ГСМ стали проверяться все тщательнее. Например, на основании фискальных чеков, в которых заправка автомобиля указана до 08.00 утра или после 18.00, не говоря уже о заправке в выходные или праздничные дни, проверяющими делаются выводы об использовании служебного автомобиля в личных целях работника. Или, например, при использовании автомобиля в командировках, сопоставляется адрес станций АЗС, указанный в фискальных чеках, с маршрутом движения (городом назначения) командируемого лица.
Соответственно, налоговые последствия – доначисление НДФЛ и ВС, снятие НДС с налогового кредита предприятия.
Инспекция по труду также внимательно рассматривает фискальные чеки, но уже с целью выяснения фактического графика работы сотрудников. Ее выводы – сверхурочная работа, отсутствие доплат за переработки, ночные, работу в выходные дни и т.д. Штрафные санкции за нарушения минимальных государственных гарантий – 10 минимальных заработных плат за каждого работника, по которому установлено такое нарушение, для 2019 года эта сумма будет составлять от 40 тыс.грн. и более.
Уверены, наши пошаговые рекомендации помогут выстроить правильную организацию учета ГСМ без налоговых и прочих последствий 😊
1. Ответственное лицо
Оформите Приказ о назначении лица, ответственного за эксплуатацию автомобиля. Если таких лиц много, то целесообразно в Приказе привести перечень, и по мере изменений – вносить уточнения. Не забудьте предусмотреть обязанности ответственного лица по использованию автомобиля только в служебных целях, только в рабочее время, с соблюдением ПДД и т.п.
2. Нет Приказа – нет и норм!
Приказ Минтранса №43 носит рекомендательный характер, и давно морально устарел. Поэтому Приказом по предприятию установите реальные нормы. Не поленитесь произвести контрольный замер расходования ГСМ для движения по городу и за его пределами, предусмотрев существенные условия эксплуатации (работа системы «климат-контроль», обогрев автомобиля, работа во время стоянки, работа в «час-пик», загрузка автомобиля и т.п.).
3. Двойные нормы ГСМ
Для автомобилей, работающих на газовом оборудовании, устанавливайте двойные нормы – бензина/дизельного топлива и сжатого природного (нефтяного) газа. При этом норма расхода бензина/дизельного топлива на запуск работающего на газу автомобиля устанавливается не в зависимости от пробега, а определенное количество л на день.
4. Живи актуально!
Не бойтесь меняться. Пересматривайте нормы расхода ГСМ при необходимости, ведь автомобили не молодеют и в рамках одного и того же предприятия могут изменять свое назначение и условия эксплуатации.
5. Путевые листы или ведомость?
Вы можете приказом по предприятию утвердить «Ведомость работы легкового автомобиля». Использование путевого листа в рамках деятельности компании не является обязательным, а такая ведомость имеет облегченный вариант оформления и может не содержать подписи должностных лиц, не предусмотренных штатным расписанием предприятия (механик, врач, и т.п.).
6. “Оля! Не забудь, у тебя – ДИЗЕЛЬ!”
Контролируйте марку топлива при расходовании и списании ГСМ в разрезе одного и того же автомобиля. Вид и марка топлива должны соответствовать технической документации на автомобиль и Приказу об установлении временных норм.
7. Где чек ? ☹
Обеспечьте наличие фискальных чеков РРО, выданных АЗС по фактической заправке ГСМ. Этот вопрос стоит особенно остро при проверке контролирующих органов, когда расчеты с поставщиками ГСМ проводятся в безналичной форме и с использованием топливных карт – как денежных, так и литровых.
8. Идите в ногу со временем!
Если у вас на предприятии большой автопарк специализированной техники, задумайтесь над установкой GSM/GPS контролера/трекера или Датчика уровня топлива. Это позволит контролировать реальность маршрута передвижения автомобиля, расход топлива при разных режимах эксплуатации.
9. Математика ГСМ
Невозможно залить 60 л ГСМ в бак авто емкостью 45 л. Невозможно завести машину, если на начало рабочего дня в баке 0 л. Следите за адекватностью информации, которая вносится в ведомости работы легкового автомобиля или путевые листы (если вы их оформляете).
10. Аналитический учет в 1С
Организуйте правильно учет ГСМ в 1С: в разрезе каждого места хранения — отдельного автомобиля, с использованием субсчетов для учета топливных карт и талонов. Формируйте расходы предприятия по соответствующим счетам учета расходов в зависимости от целей использования транспортного средства (производство, администрация, сбыт, прочие операционные).
В добрый путь! 😉
Остались вопросы? Свяжитесь с нами прямо сейчас!
〉 097 338 12 88, 050 340 11 17
〉 af@audit-invest.com.ua
