«Та що там того табеля? Поставили години — і готово».
Саме так часто починається проблема.
Табель — це не просто таблиця для бухгалтера. За його даними визначають фактично відпрацьований час, неявки працівників та підстави для нарахування заробітної плати.
А якщо виникає трудовий спір, неправильна відмітка в табелі може стати ще одним доказом, який доведеться пояснювати роботодавцю.
10 ситуацій, у яких найчастіше помиляються
- «Поставимо прогул, бо працівника немає»
Ні, якщо причина відсутності ще не встановлена.
Коли документів немає і причина не з’ясована, у табелі використовують позначення «НЗ» (28).
А вже після встановлення обставин дані коригують відповідно до підтверджених фактів.
- «Суміщення = два рядки в табелі»
Не обов’язково.
При суміщенні посад працівник виконує додаткові обов’язки в межах свого робочого часу за основною посадою.
Тому окремий облік годин за суміщуваною посадою не ведеться.
А ось внутрішнє сумісництво — інша ситуація: є окремий трудовий договір, тому робочий час обліковується окремо.
- «Працівник працює неповний день — код завжди один»
Тут важливо знати, на якій підставі встановлено неповний робочий час.
За угодою з працівником — одне позначення.
Якщо режим встановлено з ініціативи роботодавця — інше.
Тобто механічно копіювати код із попереднього місяця небезпечно.
- «Ненормований робочий день — записуємо всі фактично відпрацьовані години»
Не зовсім.
Ненормований робочий день не означає, що кожну годину понад установлену тривалість потрібно автоматично показувати в табелі як надурочну.
Наприклад, якщо встановлено 8-годинний робочий день, у табелі може бути 8 годин, навіть якщо працівник у конкретний день працював довше.
- «Вихідний у табелі взагалі не має значення»
Залежить від ситуації.
Якщо це звичайний вихідний за графіком — окремо відпрацьовані години не зазначаються.
Але якщо працівника залучили до роботи у вихідний, фактично відпрацьований час уже потрібно відобразити відповідним кодом.
- «Відпустка — тільки робочі дні»
Ні.
Для оплачуваної відпустки враховуються календарні дні.
Тому в табелі відмітки про відпустку стосуються і вихідних днів, які входять до періоду відпустки.
- «Лікарняний ставимо тільки на робочі дні»
Помилка.
Період тимчасової непрацездатності охоплює календарні дні.
Тому при правильному оформленні лікарняного в табелі враховують і вихідні дні, що припадають на період хвороби.
- «Табель передали в бухгалтерію — і більше його не чіпаємо»
А ось тут важливий нюанс.
Якщо після передачі табеля з’ясувалося, що інформація була неправильною, зміни мають ґрунтуватися на підтвердних документах.
Для цього потрібно оформити коригуючий табель із зазначенням періоду, який виправляється.
- «Відрядження = просто поставити код відрядження»
Не завжди.
Потрібно враховувати, на який день припадає відрядження — робочий чи вихідний, а також чи залучався працівник до роботи у вихідний.
Особливості табелювання залежать від конкретної ситуації.
- «Мобілізація — для неї немає окремого коду, тому можна нічого не ставити»
Неправильно.
У типовій формі № П-5 окремого коду саме для мобілізації немає.
Для такого періоду використовується позначення «ІН» (22) — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством.
І ще один важливий момент
Табель не повинен жити окремо від кадрових документів.
Є наказ → є відповідна кадрова підстава → є правильна відмітка в табелі.
► Відпустка? Перевіряємо наказ.
► Відрядження? Перевіряємо розпорядчий документ.
► Неявка? З’ясовуємо причину.
► Лікарняний? Перевіряємо підтвердження.
► Сумісництво? Перевіряємо трудовий договір.
А головне правило:
Не ставте код у табелі лише тому, що «ми завжди так робили».
Спочатку визначте, що юридично відбулося з працівником, знайдіть документальну підставу — і лише після цього заповнюйте табель.
Бо одна неправильна позначка — це іноді не просто помилка в таблиці.
Це помилка в обліку робочого часу, яка може потягнути за собою помилки в оплаті праці та кадрових документах.
Джерело: https://buhgalter911.com/uk/news/news-1098762.html.
Зв’яжіться з нами прямо зараз!
〉 097 338 12 88, 050 340 11 17
〉 af@audit-invest.com.ua
