Локальні документи з питань праці Компаній

Извините, этот техт доступен только в “Украинский”. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Підготовлено:

Ірина Швець, Бухгалтер-експерт, консультант з питань заробітної плати, Департамент аудиту, МСФЗ і консалтингу

 

Дуже часто локальні документи, які відповідають за організацію роботи компанії в частині відносин між робітником та працедавцем, складаються формально, для галочки, щоб доповісти про їх наявність перевіряючим. Ці документи лежать без дії, цими документами не користуються щодня, про їх існування навіть не всі працівники знають. Але ж спектр питань, які можуть бути охоплені цими документами не такий вже і малий, крім того, в цих документах визначаються питання, на які діюче законодавство не дає однозначної відповіді.

Поняття локальних документів не міститься в чинному законодавстві, як правило, цей термін використовується при характеристиці об’єднаних нормативних актів, які регулюють відносини між роботодавцем та працівником, в частині правових відносин, охорони праці, соціальних гарантій, трудового законодавства та питань оплати праці.

Давайте розглянемо, які локальні документи доцільно використовувати в господарській діяльності компанії, на які головні питання, варто звернути увагу при їх складанні, яка відповідальність посадових осіб, у разі їх відсутності, та які ризики ці документи допоможуть зменшити.

Одним із основних локальних документів, який включає всі необхідні нормативні акти – є Колективний договір. Обов’язковість його складання передбачена законодавством (ст.2 ЗУ № 3356 та ст.11 гл.ІІ КЗпП), та на практиці цей документ не часто складається компаніями. Відповідальність за його відсутність не передбачена, адміністративну та дисциплінарну відповідальність несуть посадові особи за невиконання умов договору та за ухилення від його складання. Тому, як правило, роботодавець не витрачає час на його складання та не обтяжує себе додатковими гарантіями. Але, якщо цей локальний документ розглянути з іншої сторони та прописати в ньому зміст, зазначений законодавством, то компанія отримає збірник нормативних актів для організації роботи та для вирішення багатьох важливих питань.

Як спрощений варіант, який, доречі, зустрічається найчастіше, важливі питання з праці прописуються в окремих локальних документах – Положеннями та Порядками. Наприклад, Правила внутрішнього трудового розпорядку, Положення про оплату праці, Положення про відрядження, Положення про преміювання, Положення про облік та використання робочого часу та інші важливі для компанії акти.

Які головні правила існують при складанні локальних документів?

При складанні локальних документів необхідно дотримуватися обов’язкових правил:

  • зазначені норми не повинні погіршувати умови праці працівника відносно вимог законодавства;
  • ознайомлення з локальними документами працівників компанії під особистий підпис.

 

На які основні норми необхідно звернути увагу при складанні локальних документів?

Розглянемо основні питання, на які необхідно звернути увагу при складанні локальних документів:

  • зміни в організації виробництва і праці

Всі дії власника компанії, які пов’язані зі зміною істотних умов праці при оптимізації робочих місць, а саме:

  • переведення працівника,
  • зміни систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи,
  • встановлення або скасування неповного робочого часу,
  • суміщення професій,
  • зміну найменування посад,
  • скорочення чисельності при ліквідації, реорганізації, банкрутстві компанії –

є зміною в організації виробництва і праці (ст. 32, п.1 ст.40 КЗпП).

Зміни в організації виробництва і праці – передбачають попередження працівника не менше як за два місяця.

Недотримання послідовних дій та гарантій зі сторони роботодавця, як правило закінчується судовими процесами, відновленням працівника на роботі, відшкодуванням йому середнього заробітку та моральної шкоди. Тому, зазначення гарантій та чіткого плану дій, у разі будь-яких змін в трудовому процесі, мінімізує в подальшому кількість судових процесів та неприємних ситуацій з працівником.

  • нормування і оплата праці, встановлення форми, системи, розмірів заробітної плати та інших видів трудових виплат

Ця норма повинна містити в собі законодавчі вимоги, які затверджені в КЗпП та ЗУ про оплату праці № 108 в частині оплати праці.

Питання оплати праці перевіряється працівниками Держпраці, допущення помилок в нарахуванні заробітної плати для власника містить податкові ризики та чи малі штрафи за порушення трудового законодавства. Так, за інші порушення трудового законодавства накладається штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати, за недотримання мінімальних гарантій — штраф у двократному розмірі мінімальної заробітної за кожне таке порушення (ст. 265 КЗпП).

Тому, для мінімізації штрафних санкцій варто приділити увагу локальному документу, який буде деталізувати та визначати норми оплати праці. Ці питання можуть визначатися як в Колективному договорі, так і в окремих Положеннях чи Порядках.

Наприклад, при складанні Положення про оплату працінеобхідно прописати:

  • форми, системи оплати праці, які застосовуються в вашій компанії та дотриманням міжпосадових (міжкваліфікаційних) співвідношень посадових окладів (тарифних ставок, коефіцієнтів);
  • деталізувати складові фонду оплати праці, особливості їх нарахування та встановлені законодавством розміри;

Тобто, види доплат та надбавок, їх розміри (за суміщення професій, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, за роботу в нічний час, за класність водіям та інші)

  • встановити обліковий період при підсумованому обліку робочого часу, періодичність складання графіків роботи працівників, які працюють за змінами, оплата роботи в надурочний час та інші виплати;
  • окремо зазначити строки перерахування заробітної плати, відпускних, повноту та своєчасність проведення розрахунків при звільненні працівника.

В Положенні про преміювання варто зазначити:

  • як визначається розмір премії працівникам,
  • які критерії впливають на визначення цього розміру,
  • в яких випадках працівнику зменшується розмір премії або працівник позбавляється премії.

У разі звернення працівника до суду з приводу зменшення розміру нарахованої премії, саме правильно викладені норми, упередять роботодавця від додаткових відшкодувань.

Що стосується відряджень, то при перерахуванні авансу на відрядження, при прийнятті документів, які підтверджують понесені витрати у відрядженні, по оплаті праці працівників за час перебування у відрядженні, завжди виникає багато питань. Відповіді на ці питання можна знайти частково в Податковому Кодексі України, в Інструкції про службові відрядження №59, яка, до речі затверджена для державних структур, проте численні консультації в ЗІР базуються саме на нормах Інструкції №59.

Тому для уникнення податкових ризиків та порушень в дотриманні мінімальних гарантій в оплаті праці, додатком до колективного договору, чи в окремому положенні, варто затвердити Положення про відрядження, з детальним описом:

  • процесу направлення працівника у відрядження,
  • своєчасності надання авансового звіту,
  • ваших нюансів та ситуацій, які виникають при визнанні витрат на відрядження,
  • механізмом оплати праці працівника за час перебування у відрядженні тощо.
  • режиму роботи, тривалості робочого часу і відпочинку

Питання організації робочого часу в компанії, дотримання трудової дисципліни та поведінки працівників затверджуються, як в Колективному договорі, так і в окремому локальному акті – Правилах внутрішнього трудового розпорядку. В цьому документі визначаються питання:

  • тривалість щоденної роботи (зміни),
  • час і закінчення щоденної роботи,
  • порядок змінності, тривалість перерви,
  • відповідальність за порушення трудової дисципліни,
  • порядок прийняття та звільнення працівників.

Посилання на цей документ зазначено в ст. 29, п.3 ст. 40, ст.142 КЗпП, за відсутність цього документу працівниками Держпраці накладається штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати.

  • умови та охорона праці

Одним із обов’язків власника компанії є забезпечення функціонування системи управління охороною праці, створення на робочому місці відповідних умов праці та забезпечення дотримання вимог законодавства щодо прав працівників у галузі охорони праці (ЗУ № 2694 про охорону праці). В локальному документі, крім питань охорони праці, доцільно передбачити:

  • періодичність проходження медоглядів працівників (ст.169 КЗпП),
  • видачу спецодягута інших засобів індивідуального захисту,
  • змиваючих і знешкоджуючих засобів (ст.163 КЗпП).

Компаніям, які в своїй роботі використовують засоби індивідуального захисту або працівники яких працюють зі шкідливими і небезпечними умовами праці, необхідно затвердити Положення видачі спецодягу та інших засобів спеціального захисту, Порядок видачі форменого одягу, де визначаються:

  • норми та періодичність видачі,
  • термін експлуатації та порядок утилізації,
  • випадки видачі понад встановлені норми тощо.

За порушення вимог безпеки і охорони здоров’я передбачено штраф не більше 5% всього середньомісячного фонду заробітної плати за попередній рік, за недотримання вимог щодо фінансування заходів по охороні праці — штраф із розрахунку 25% від різниці між розрахунковою мінімальною сумою витрат на охорону праці у звітному періоді та фактичною сумою цих витрат за такий період( ст.43 ЗУ №2694). Штрафи мають значні суми.

Тож як бачимо локальні документи з питань праці – це збірник нормативних актів компанії, які акумулюють в собі багато норм чинного законодавства. Ці документи полегшують та систематизують роботу компанії. Тому для організації та ефективної взаємодії робітника та працедавця, та, головне, для убезпечення Компанії від ризиків податкового та трудового законодавства, вимог з охорони праці, рекомендуємо приділити належну увагу питанню складання таких локальних актів.

 

Залишились питання? Зв’яжіться з нами прямо зараз!

097 338 12 88, 050 340 11 17

af@audit-invest.com.ua

Будь в курсе первым!
Подпишитесь на рассылку и получайте
только самую полезную информацию для Вашего бизнеса!
Подписаться

    Оставьте свои данные и мы свяжемся с вами в течение 5 минут

      Оставьте свои данные и мы свяжемся с вами в ближайшее время

      КиевДнепрКаменское
      Написать в
      Viber