Вважаєте, що частина грошей з бюджету у вас іде на вітер? Непрозорі витрати, регулярні касові розриви, роздуті кошториси відділів та відсутність персональної відповідальності за перевитрати — типові симптоми відсутності чіткої фінансової дисципліни.
Успішні сучасні компанії не обмежуються фіксацією фактів у бухгалтерських звітах post factum — вони впроваджують превентивний контроль фінансових потоків. Це передбачає побудову дворівневої системи планування (БДР і БДРХ), поділ структури на центри фінансової відповідальності (ЦФО), встановлення жорстких лімітів і платежів за затвердженим платіжним календарем.
Щоб трансформувати хаотичні витрати на керовану інвестицію в розвиток, автоматизувати управлінську звітність і налагодити дієві регламенти погодження платежів, бізнес залучає фахові консалтингові послуги, спираючись на методичний досвід та практичні кейси зовнішніх фінансових консультантів.
Ділимося перевіреними інструментами, які дозволяють лідерам ринку тримати бюджет під абсолютним контролем та зупинити відтік коштів:
Як зробити бюджетний контроль ефективним?
УСПІШНІ ТОП-МЕНЕДЖЕРИ ПРОВІДНИХ СВІТОВИХ КОМПАНІЙ ВИМАГАЮТЬ:
1. Серйозного ставлення до системи бюджетування з боку керівників усіх рівнів. Наприклад, керівники вищої ланки повинні показати керівникам нижньої ланки, що вони уважно вивчають місячні звіти про відхилення і приймають на їх основі певні управлінські рішення.
2. Чіткого розмежування сфер відповідальності керівників. Це необхідно, щоб було ясно, хто відповідає за ділянку, на якому деякі показники вийшли з-під контролю;
3. Обгрунтування цільових показників бюджету, які повинні бути напруженими, але цілком досяжними. Постановка недосяжних цілей дає демотивувальний ефект. Можна залучати керівників до розробки власних завдань. Вважається, що це посилює їх мотивацію і підвищує інтерес;
4. Злагодженої системи збору, аналізу та подання інформації, яка визначає відхилення фактичних показників від бюджетних. Така система повинна бути невід’ємною частиною існуючої в компанії бухгалтерської інформаційної системи, щоб необхідна звітність автоматично складалася щомісяця.
5. Створення звітів, які орієнтовані на конкретних керівників, а не на загальне користування. Це позбавляє керівників від необхідності переглядати стоси паперів в пошуках того, що стосується саме їх.
6. Звітних періодів невеликої тривалості(звичайно не перевищують одного місяця). Це дозволяє оперативно виявляти і усувати намітилися проблеми;
7. Своєчасності надання звітів про відхилення. Звіти складаються і поширюються незабаром після закінчення відповідного звітного періоду. Якщо керівник тільки в кінці червня дізнається, що бюджет на травень не виконано, то досить імовірно, що не виконано і бюджет на червень. В ідеалі звітність про роботу в травні керівники повинні отримувати на початку червня.
8. Прийняття відповідних заходів, якщо виявилося, що то щось вийшло з-під контролю. Тільки підготовка звітності положення не виправить. Керівники повинні вживати відповідних заходів, що виключають можливість повторення в майбутньому тих несприятливих відхилень, про які дізналися зі звітності.
ПІДСУМОК:
Ефективний бюджетний контроль вимагає створення систем і процедур, що забезпечують чітке розмежування сфер відповідальності керівників, своєчасну регулярну підготовку релевантної звітності про відхилення і постійна увага керівників вищої ланки до цієї проблеми.
Потрібна допомога в складанні бюджетів та контролі за їх ефективністю? Дізнайтеся чим «Аудит-Інвест» може бути Вам корисний!
