- Чи зобов'язані Ви вести кадрову документацію?
- Які кадрові документи обов'язкові для Вашого підприємства?
- Хто і яку відповідальність несе за відсутність кадрових документів?
Кадрова документація регламентує порядок використання роботодавцем найманої праці, реєстри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.
В основному трудове законодавство орієнтоване на юридичних осіб, проте, поширюється і на фізичних осіб – підприємців (ФОП), оскільки відповідно до статті 21 КЗпП України вони мають право укладати трудові договори з найманими працівниками.
Тому і юридичні особи та ФОП – зобов'язані вести кадрову документацію.
Отже, які кадрові документи обов'язкові для Вашого підприємства?
Повний перелiк кадрових документiв 2017
1. Особисті картки робітників з наступним переліком копій документів:
- Паспорт
- Диплом про освіту з додатком
- Ідентифікаційний код
- Військовий квиток або приписне свідоцтво
- Посвідчення про наявність пільг (ветерани війни, чорнобильці, інваліди)
- Посвідчення про курси підвищення кваліфікації (та ін.)
- Свідоцтво про загальнообов'язкове державне соціальне страхування
- Фото (3х4)
- Свідоцтво про шлюб
- Свідоцтво про народження дитини (до 15-ти років)
- Медична книжка (в разі необхідності)
- Довідки МСЕК
- Індивідуальні програми реабілітації
- Довідки про звільнення (для осіб, звільнених з місця відбування покарання за кримінальний злочин)
- Перелік пунктів інструктажу з охорони праці
- Згода на обробку персональних даних
2. Інші інформаційно-розрахункові документи:
- Накази і заяви на прийом на роботу і звільнення, переміщення, переведення, відпустки, додаткові відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, відряджень, преміювання, дисциплінарні стягнення (і ін.);
- Книга обліку наказів, що стосуються трудових відносин;
- Журнал обліку руху трудових книжок і вкладишів до них; бланки трудових книжок і вкладишів до них (основних співробітників);
- Табелі обліку використання робочого часу, графіки змінності;
- Документи, які підтверджують нарахування та виплату заробітної плати (індексації, компенсації втрати частини заробітної плати у зв'язку з порушенням термінів її виплати; розрахунки з працівниками при звільненні, оплата за роботу в нічний час, святкові, неробочі дні, надурочний час, за роботу у важких і шкідливих умовах, час простою, в зв'язку з нещасним випадком, тимчасовою втратою непрацездатності тощо);
- Договору про повну матеріальну відповідальність;
- Договору цивільно-правового характеру, акти виконаних робіт;
- Строкові трудові договори з найманими працівниками;
- Посадові інструкції;
- Трудові договори (у т.ч. контракти);
- Графіки відпусток;
- Штатні розклади;
- Інші документи.
- Колективний договір;
- Протоколи загальних зборів трудового колективу:
- про створення комісії з підготовки проекту колдоговору;
- про надання повноважень конкретного співробітника виступати від імені всього колективу;
- про розгляд та затвердження проекту колдоговору;
- про розгляд та затвердження Правил внутрішнього трудового розпорядку;
- звіти по виконанню колективного договору;
- Положення про оплату праці (преміювання тощо);
- Правила внутрішнього трудового розпорядку;
- Протоколи комісії (уповноваженого) із соціального страхування;
- Документи проведення атестації робочих місць, обрання комісії (в разі необхідності);
- Документи, що підтверджують забезпечення співробітників спецодягом, милом, молоком, газованою водою; документи на проведення медогляду співробітників (в разі необхідності);
Хочемо відмітити!
Відповідальність за ведення та правильне складання кадрових документів несе роботодавець. Так, якщо серйозні порушення виявить трудова інспекція, організації загрожує адміністративний штраф, а посадовій особі – дискваліфікація.
Обов'язкові документи по кадрам в організації повинні складатися своєчасно, відповідно до вимог закону про документообіг. Таким чином, забезпечується дотримання прав працівників і технічна безпека на виробництві.
Вам точно буде цікаво почути думку юриста:
Позапланові перевірки з праці та нові "трудові" штрафи
