- Обязаны ли Вы вести кадровую документацию?
- Какие кадровые документы обязательны для Вашего предприятия?
- Кто и какую ответственность несет за отсутствие кадровых документов?
Кадровая документация регламентирует порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты принятия на работу, увольнения с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и т.д.
В основном трудовое законодательство сориентировано на юридических лиц, тем не менее, распространяется и на физических лиц — предпринимателей (ФЛП), поскольку в соответствии со статьей 21 КЗоТ Украины они имеют право заключать трудовые договоры с наемными работниками.
Поэтому и юридические лица и ФЛП – обязаны вести кадровую документацию.
Итак, какие кадровые документы обязательны для Вашего предприятия?
Полный перечень кадровых документов 2017
1. Личные карточки сотрудников со следующим перечнем копий документов:
- Паспорт
- Диплом об образовании с приложением
- Идентификационный код
- Военный билет или приписное свидетельство
- Удостоверение о наличии льгот (ветераны войны, чернобыльцы, инвалиды)
- Удостоверение о курсах повышения квалификации (и др.)
- Свидетельство об общеобязательном государственном социальном страховании
- Фото (3х4)
- Свидетельство о браке
- Свидетельство о рождении ребенка (до 15-ти лет)
- Медицинская книжка (в случае необходимости)
- Справки МСЭК
- Индивидуальные программы реабилитации
- Справки об освобождении (для лиц, уволенных с места отбывания наказания за уголовное преступление)
- Контрольный лист инструктажа по охране труда
- Согласие на обработку личных данных
2. Прочие информационно-расчетные документы:
- Приказы и заявления на прием на работу и увольнение, перемещение, перевод, отпуска, дополнительные отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, командировочных, премировании, дисциплинарных взысканиях (и пр.);
- Книга учета приказов, касающихся трудовых отношений;
- Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (основных сотрудников);
- Табели учета использования рабочего времени, графики сменности;
- Документы, которые подтверждают начисление и выплату заработной платы (индексации, компенсации потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты; расчеты с работниками при увольнении, оплата за работу в ночное время, праздничные, нерабочие дни, сверхурочное время, за работу в тяжелых и вредных условиях, время простоя, в связи с несчастным случаем, временной потерей нетрудоспособности и т.д.);
- Договора о полной материальной ответственности;
- Договора гражданско-правового характера, акты выполненных работ;
- Срочные трудовые договора с наемными работниками;
- Должностные инструкции;
- Трудовые договора (в т.ч. контракты);
- Графики отпусков;
- Штатные расписания;
- Прочие документы.
- Коллективный договор;
- Протоколы общих сборов трудового коллектива:
- о создании комиссии по подготовке проекта колдоговора;
- о предоставлении полномочий конкретному сотруднику выступать от имени всего коллектива;
- о рассмотрении и утверждение проекта колдоговора;
- о рассмотрении и утверждении Правил внутреннего трудового распорядка;
- отчеты по исполнению коллективного договора;
- Положение об оплате труда (премировании и т.д.);
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Протоколы комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию;
- Документы проведения аттестации рабочих мест, избрания комиссии (в случае необходимости);
- Документы, подтверждающие обеспечение сотрудников спецодеждой, мылом, молоком, газированной водой; документы на проведение медосмотра сотрудников (в случае необходимости);
Хотим отметить!
Ответственность за ведение и правильное составление кадровых документов несет работодатель. Так, если серьезные нарушения выявит трудовая инспекция, организации грозит административный штраф, а должностному лицу – дисквалификация.
Обязательные документы по кадрам в организации должны составляться своевременно, в соответствии с требованиями закона о документообороте. Таким образом, обеспечивается соблюдение прав работников и техническая безопасность на производстве.
Вам точно будет интересно мнение юриста:
Внеплановые проверки по труду и новые «трудовые» штрафы