У сучасних умовах цифровізації бізнес-процесів вагоме місце у веденні бухгалтерського обліку посідає електронний документообіг. Він дозволяє підприємствам оптимізувати обмін первинними документами, прискорити процеси узгодження та підписання, знизити витрати на паперовий документообіг і підвищити прозорість взаємодії з контрагентами та державними органами.
В Україні серед підприємців найбільш поширеними програмами введення електронного документообігу є M.E.Doc та Вчасно, які забезпечують не лише обмін електронними документами, але й інтеграцію з бухгалтерськими системами, можливість накладання кваліфікованого електронного підпису та автоматизоване зберігання інформації.
Нагадуємо, що для підтвердження юридичної сили електронного документа ключовим реквізитом виступає кваліфікований електронний підпис (КЕП). Саме КЕП забезпечує ідентифікацію підписувача, цілісність даних та їх захист від несанкціонованих змін, надаючи документу таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис на паперових носіях. Тому для підтвердження правомірності електронного документа необхідно забезпечити можливість перевірки та ідентифікації КЕП.
Експорт документа наприклад, із сервісу «Вчасно», у звичний формат PDF ускладнює перевірку автентичності, оскільки в такому вигляді електронні підписи можуть бути легко підроблені.
Отже, наголошуємо на важливості збереження документа у форматі ZIP-архіву (у разі використання сервісу «Вчасно»). Такий архів містить не лише сам PDF-файл, але й кваліфіковані електронні підписи осіб, що його підписали. Саме ці підписи забезпечують можливість перевірки автентичності, підтверджують цілісність даних та надають документу юридичну силу. Крім того, наявність КЕП у складі архіву гарантує захист від підробки документа та його доказову значимість у разі офіційного використання.
Зв’яжіться з нами прямо зараз!
〉 097 338 12 88, 050 340 11 17
〉 af@audit-invest.com.ua
