Підготовлено:
Галина Бакум, юрист
Юрист Групи компаній АУДИТ-ІНВЕСТ Галина Бакум спеціально для вас підготувала рекомендації про те, як правильно поводити себе з боржниками вашого підприємства.
- Не чекайте
Не залишайте своїх боржників без уваги. Про те, що ви чекаєте оплату, ваш контрагент повинен знати не після витікання терміну, а до. Вам варто перевірити та бути впевненим, що боржник отримав рахунок та необхідні (або передбачені договором) документи для можливості вчасної оплати.
Якщо борг не виплачений у термін, то з кожним днем він стає для боржника менш актуальним, оскільки в переліку платежів вже будуть переважати платежі тим, хто їх вчасно вимагає.
Найвищий пілотаж – постійний моніторинг своїх контрагентів та не тільки боржників (в тому числі зміна адреси без відома контрагента, особливо, якщо нова адреса – адреса масової реєстрації підприємств; податкові борги; зв’язок з підприємством – учасниками в кримінальних справах; банкрутство).
- Перевірте правильність оформлення договору та первинних документів, а також наявність у вас оригіналів
Одна з найчастіших причин виникнення боргів перед підприємствами – це відсутність належним образом підписаних документів. Ще складніше реагувати, якщо оригінали таких документів є у вашого контрагента, який не платить, але їх немає у вас.
На що важливо звернути увагу?
- наявність оригіналу підписаного з двох сторін вповноваженими особами договору. наявність оригіналу підписаного з обох сторін вповноваженими особами договору. Якщо договором передбачено, то також необхідні додатки, специфікації, технічні завдання, інші документи,
- наявність документу (накладна або акт прийому-передачі, інший документ), що підтверджує отримання товару, продукції, обладнання вашим контрагентом
- наявність підтвердження, що за таким документом товар отримала особа, вповноважена його отримувати (доручення, “кільцеве” доручення, сам директор підприємства),
- чи усі документи передані разом із товаром, що передбачено договором, після передачі яких здійснюється оплата, чи є підтвердження такої передачі,
- чи дійсно заборгованність існує та чи настав термін її оплати,
- наявність претензій до якості товару, чи врегульовані вони та як саме,
- якщо було листування, чи направлялась претензія, чи отримані та які відповіді на них (підтвердження відправлення поштою, чеки, конверти).
Є сумніви з перерахованих питань? Зверніться до наших фахівців, разом ми обов’язково знайдемо вихід із проблемної ситуації.
Також цей перелік допоможе вам зібрати пакет документів, якщо за стягненням боргу необхідно буде звертатися до суду.
- Підтвердіть наявність заборгованності
Акт звірки з боржником може бути вашим надійним помічником у прискоренні проведення розрахунків.
Однак, найчастішою помилкою при підписанні актів звірки є те, що вони або підписані не уповноваженою особою, або не вказано взагалі, хто підписав. Як правило, акти звірки підписують бухгалтер підприємства або відповідальний менеджер.
Але поки у нас немає дорученння на представника підприємства і це не директор, на жаль, вважати акт звірки підписаним уповноваженою особою ми не можемо.
- Проведіть переговори з усіма задіяними особами або чому горезвісна фраза “я подам на вас до суду” не допомогає
Звернення з позовом до суду про стягнення заборгованості передбачає оплату судового збору (1,5% ціни позову, але не менше 1921,00 грн і не більше 672350,00 грн в 2019 році), час на судовий розгляд, в тому числі з огляду на перенесення судових засідань і подачу скарг, що в підсумку може зайняти кілька місяців, а то й більше.
Коли боржник в іншому місті, то це ще додатково і витрати на поїздки в суд за місцем знаходження боржника.
Отримавши заповітне рішення про стягнення, це ще не фінішна пряма, ми стикаємося з необхідністю звертатися до виконавчої служби за стягненням і чекати …
Тому пам’ятаємо пункт 1 і дзвонимо, зустрічаємося, нагадуємо, і краще до настання терміну оплати. Якщо ж так сталося, що оплата в термін не здійснена, то ще більш наполегливіше проводимо таку роботу. При цьому не відкладаємо на потім зателефонувати керівнику керівника відділу, який вкотре не дає відповіді.
Важливо виділити відповідальну особу і хоч по маленькій сумі, але отримувати сьогодні, а не чекати рішення суду і роботи виконавчої служби.
Іноді може бути корисним також звернення за допомогою до людини, який вас познайомив з вашим контрагентом або порекомендував.
- Призначте в компанії фахівця по роботі з боргами
Самостійний фахівець, функціонал якого включає роботу з боржниками, завжди покращує ситуацію.
Таке рішення не ускладнить роботу з боржниками, а навпаки впорядкує бізнес-процеси в компанії у випадку виникнення боргів.
На кожному з перерахованих етапів наші фахівці зможуть вам запропонувати варіанти рішень або подальших дій, щоб прискорити проведення розрахунків ваших боржників з вами. І навіть якщо раптом з якоїсь причини заборгованість стягнути не вдалося, пояснимо, як відобразити її в податковому обліку.
Чим АУДИТ-ІНВЕСТ може вам допомогти?
1. Консультація з пакету документів, який підтверджує наявність боргу (одна операція) та рекомендації з подальших дій – 750 грн.
Термін – 1 робочий день з моменту надання всіх документів.
Якщо необхідна підготовка вимоги про оплату чи претензії, загальна сума 1500 грн.
2 робочих дня з моменту надання усіх документів.
Бонус для вас – отримав від нас аналіз документів, приклад по одному боржнику, з метою економії ви зможете зробити його самостійно по іншим.
В цьому випадку рекомендуємо запитати у нас аналіз по найскладнішому чи незрозумілому боржнику.
2. Моніторинг/аудит боржника, дзвінки, перевірка контактів, намірів, благонадійності, зв’язків, перевірка запропонованих рекомендацій/варіантів та визначення подальшого ходу подій – узгоджується додатково, від 750 грн за час роботи.
5 робочих днів з моменту встановлення контакту з відповідною особою.
Бонус для вас – на цьому етапі ви будете пам’ятати, чи є необхідність подачі позову до суду та що робити далі.
При необхідності ви отримаєте розрахунок штрафних санкцій чи коригування по ним.
Якщо буде подано позов, контроль, чи прийнятий він судом, та рекомендації з подальших дій в суді.
Залишились питання? Зв’яжіться з нами прямо зараз!
〉 097 338 12 88, 050 340 11 17
〉 af@audit-invest.com.ua
