Бюджет – важливий інструмент планування та контролю, який є обов’язковим атрибутом керованої компанії.
В даній статті розглянемо:
- Що таке бюджет?
- Як бюджети допомогають керівникам?
- Які переваги дають бюджети?
Бюджет – це бізнес-план на короткий період, як правило один рік. Він є основним чином у фінансових показниках, і його роль полягає в перетворенні стратегічних планів в виконувані проекти на найближче майбутнє.
Бюджети визначають точні цільові показники за такими статтями, як:
- грошові надходження і виплати;
- обсяги продажів і виручка з розбивкою на суми і ціни по кожному продукту або послуги, що надається компанією;
- детальні вимоги щодо запасів;
- детальні вимоги щодо трудових ресурсів;
- конкретні вимоги по продуктивності.
Як ви вважаєте, чому більшість компаній складають докладні бюджети на майбутній рік, а не коротший або довший період?
Рік – досить довгий період для того, щоб витрати на підготовку бюджету окупилися, і в той же час досить короткий, щоб можна було скласти детальний план. Розробка бюджету може зажадати багато часу, але ці витрати не пропорційні періоду планування.
Річний бюджет встановлює цільові показники на майбутній рік з усіх аспектів діяльності. Зазвичай його розбивають по місяцях, тобто визначають місячні цільові показники. У багатьох випадках річний бюджет розробляється на основі місячних показників. Наприклад, відділ продажів встановлює цільовий рівень продажів на кожен місяць бюджетного періоду.
Після визначення цілей компанії необхідно розглянути і оцінити шляхи їх досягнення, а потім розробити стратегічний план.
Бюджет – це короткостроковий фінансовий план компанії, який розробляється в рамках стратегічного плану.
Управління здійснюється на основі порівняння бюджетних і фактичних показників. У разі значного відхилення слід прийняти коригуючі заходи. Якщо бюджетні показники отримані на основі некоректних припущень щодо майбутнього, можливо, доведеться переглянути бюджет.
Як бюджети допомогають керівникам?
Такого раніше не було сюжету: СІМ раз зрізати з одного бюджету
1. Бюджети стимулюють перспективне мислення і дозволяють виявити короткострокові проблеми. У процесі розробки бюджету може з’ясуватися, що компанії не вистачає виробничих потужностей. Якщо це виявлено завчасно, є можливість пошукати шляхи вирішення проблеми.
У разі своєчасного виявлення нестачі потужностей можна:
- збільшити обсяг виробництва в попередні місяці і зробити запаси, щоб підготується до періодів, на які припадає пік попиту;
- купити або взяти в оренду додаткові потужності або ввести понаднормові;
- вдатися до аутсорсингу;
- запропонувати знижки або інші спеціальні умови клієнтам, які купують продукцію в періоди низького попиту.
- Можливі інші варіанти вирішення.
Рання ідентифікація потенційної проблеми дає керівникам час на спокійний і раціональний пошук найкращого рішення. Процес розробки бюджету сприяє виявленню та вирішенню такого роду проблем.
2. Бюджети допомагають координувати діяльність підрозділів компанії. Діяльність підрозділів компанії необхідно координувати таким чином, щоб робота кожного з них доповнювала роботу інших.
НАПРИКЛАД. Відділ закупівель / постачання виробничої компанії повинен враховувати в своїй діяльності потреби виробничих служб в сировині і матеріалах. В іншому випадку сировину і матеріали можуть несподівано скінчитися, і виробництво зупиниться. Або ж у компанії можуть утворюватися зайві запаси, що призведе до зростання витрат на зберігання.
3. Бюджети можуть стимулювати підвищення ефективності керівників. Поставлена задача мотивує керівників і працівників. Загальновідомо, що прохання зробити все можливе не надто мотивує, а визначення конкретних показників служить гарним стимулом.
Схоже, що мотивація керівників стає сильнішою, якщо вони бачать, яку роль повинні зіграти в досягненні загальних цілей компанії. Оскільки бюджети прямо випливають з цих цілей, бюджетування дає їм таку можливість. Зрозуміло, що керівникам доводиться діяти в умовах обмежень.
Жорстка ув’язка дій з цілями компанії – це плата за роботу ефективної організації.
4. Бюджети є інструментами управління. Як вже говорилося, управління – це забезпечення відповідності подій плану. Якщо керівництво вищої ланки хоче контролювати результати нижчестоящих, йому потрібен якийсь мірило, щодо якого оцінювати те, що відбувається.
НАПРИКЛАД. Можна порівнювати поточні результати з минулими або, можливо, з результатами іншої компанії. Однак самим логічним мірилом є планові показники. Якщо є інформація про фактичні результати за період і її можна порівнювати з плановими цілями, то база для контролю створена. Вона дозволяє здійснювати управління за відхиленнями, тобто використовувати метод, при якому керівники вищої ланки звертають увагу головним чином на те, що не відповідає бюджету (на відхилення).
Іншими словами, їм не доводиться приділяти багато часу тому, що працює добре. Це також дозволяє керівникам більш низького рівня здійснювати самоконтроль. Знаючи, чого від них чекають і що фактично досягнуто, вони можуть оцінити свою результативність і усунути недоліки.
5. Бюджети діють як система авторизації, роздільна керівництву здійснювати витрати в певних межах. На деякі види діяльності (наприклад, на розвиток персоналу і дослідження) виділяють фінансові кошти на розсуд керівників вищої ланки. Це дозволить використовувати їх цільовим призначенням.
Розробка бюджету вимагає розуміння фінансової звітності (балансу і звіту про прибутки і збитки). Щоб підготувати бюджет, необхідно також розбиратися в питаннях, що стосуються поведінки витрат і калькуляції повної собівартості.
