Как бюджеты помогают руководителям?

 

Бюджет – важный инструмент планирования и контроля, который является обязательным атрибутом хорошо управляемой компании.

В данной статье рассмотрим:

  • Что такое бюджет?
  • Как бюджеты помогают руководителям?
  • Какие преимущества дают бюджеты?

Бюджет – это бизнес-план на короткий период, обычно один год. Он представляется главным образом в финансовых показателях, и его роль заключается в превращении стратегических планов в исполняемые проекты на ближайшее будущее.

Бюджеты определяют точные целевые показатели по таким статьям, как:

  • денежные поступления и выплаты;
  • объемы продаж и выручка с разбивкой на суммы и цены по каждому продукту или услуге, предоставляемой компанией;
  • детальные требования по запасам;
  • детальные требования по трудовым ресурсам;
  • конкретные требования по производительности.

Как вы считаете, почему большинство компаний составляют подробные бюджеты на предстоящий год, а не более короткий или более продолжительный период?

Год – достаточно длинный период для того, чтобы затраты на подготовку бюджета окупились, и в то же время достаточно короткий, чтобы можно было составить подробный план. Разработка бюджета может потребовать много времени, но эти затраты не пропорциональны периоду планирования.

Годовой бюджет устанавливает целевые показатели на предстоящий год по всем аспектам деятельности. Обычно его разбивают по месяцам, т.е. определяют месячные целевые показатели. Во многих случаях годовой бюджет разрабатывается на основе месячных показателей. Например, отдел продаж устанавливает целевой уровень продаж на каждый месяц бюджетного периода.

После определения целей компании необходимо рассмотреть и оценить пути их достижения, а затем разработать стратегический план.

Бюджет – это краткосрочный финансовый план компании, который разрабатывается в рамках стратегического плана.

Управление осуществляется на основе сравнения бюджетных и фактических показателей. В случае значительного отклонения следует принять корректирующие меры. Если бюджетные показатели получены на основе некорректных допущений относительно будущего, возможно, придется пересмотреть бюджет.

 


Как бюджеты помогают руководителям


Такого раньше не было сюжета: СЕМЬ раз отрезать с одного бюджета 

1. Бюджеты стимулируют перспективное мышление и позволяют выявить краткосрочные проблемы. В процессе разработки бюджета может выясниться, что компании не хватает производственных мощностей. Если это выявлено заблаговременно, есть возможность поискать пути решения проблемы.

В случае своевременного обнаружения нехватки мощностей можно:

  • увеличить объем производства в предыдущие месяцы и  сделать запасы, чтобы подготовится к периодам, на которые приходится пик спроса;
  • купить или взять в аренду дополнительные мощности или ввести сверхурочные;
  • прибегнуть к аутсорсингу;
  • предложить скидки или другие специальные условия клиентам, покупающим продукцию в периоды низкого спроса.

Возможны другие варианты решения.

Ранняя идентификация потенциальной проблемы дает руководителям время на спокойный и рациональный поиск наилучшего решения. Процесс разработки бюджета способствует выявлению и решению такого рода проблем.

2. Бюджеты помогают координировать деятельность подразделений компании. Деятельность подразделений компании необходимо координировать таким образом, чтобы работа каждого из них дополняла работу других.

НАПРИМЕР. Отдел закупок/снабжения производственной компании должен учитывать в своей деятельности потребности производственных служб в сырье и материалах. В противном случае сырье и материалы могут неожиданно кончиться, и производство остановится. Или же у компании могут образовываться излишние запасы, что приведет к росту затрат на хранение.

3. Бюджеты могут стимулировать повышение эффективности руководителей. Поставленная задача мотивирует руководителей и работников. Общеизвестно, что просьба сделать все возможное не очень мотивирует, а определение конкретных показателей служит хорошим стимулом.

Похоже, что мотивация руководителей становится сильнее, если они видят, какую роль должны сыграть в достижении общих целей компании. Поскольку бюджеты прямо вытекают из этих целей, бюджетирование дает им такую возможность. Понятно, что руководителям приходится действовать в условиях ограничений.

Жесткая увязка действий с целями компании – это плата за работу эффективной организации.

4. Бюджеты являются инструментами управления. Как уже говорилось, управление – это обеспечение соответствия событий плану. Если руководство высшего звена хочет контролировать результаты нижестоящих, ему требуется некое мерило, относительно которого оценивать происходящее.

НАПРИМЕР. Можно сравнивать текущие результаты с прошлыми или, возможно, с результатами другой компании. Однако самым логичным мерилом являются плановые показатели. Если имеется информация  о фактических результатах за период и ее можно сравнивать с плановыми целями, то база для контроля создана. Она позволяет осуществлять управление по отклонениям, т.е. использовать метод, при котором руководители высшего звена обращают внимание главным образом на то, что не соответствует бюджету (на отклонения).

Иными словами, им не приходится уделять много времени тому, что работает хорошо. Это также  позволяет руководителям более низкого уровня осуществлять самоконтроль. Зная, чего от них ждут и что фактически достигнуто, они могут оценить свою результативность и устранить недостатки.

5. Бюджеты действуют как система авторизации, разрешающая руководству осуществлять расходы в определенных пределах. На некоторые виды деятельности (например, на развитие персонала и исследования) выделяют финансовые средства по усмотрению руководителей высшего звена. Это позволит использовать их целевым образом.

Разработка бюджета требует понимания финансовой отчетности (баланса и отчета о прибылях и убытках). Чтобы подготовить бюджет, необходимо также разбираться в вопросах, касающихся поведения затрат и калькуляции полной себестоимости.

Доверьте разработку системы бюджетирования профессионалам!

Будь в курсе первым!
Подпишитесь на рассылку и получайте
только самую полезную информацию для Вашего бизнеса!
Подписаться
Оставьте свои данные и мы свяжемся с вами в течение 5 минут

КиевДнепрКаменское